Karantino iššūkis arba kaip greitai paruošti tūkstančius darbuotojų darbui iš namų?

Mariana Janovskaja, „Danske Bank“ vyresnioji komunikacijos konsultantė


Dar visai neseniai mintis, kad visai tarptautinei „Danske Bank“ komandai vienu metu tektų persikelti dirbti iš namų, atrodė sunkiai įsivaizduojama. Šiandien tai yra nauja realybė. 19 tūkst. – būtent tokio skaičiaus darbo vietų perkėlimui į namus teko pasiruošti praktiškai per vieną savaitgalį, paskelbus karantiną daugelyje šalių. Organizaciniu ir techniniu požiūriu tai neabejotinai yra didelis iššūkis, todėl verta pasidalinti patirtimi, kaip su juo susidorojome.


Raktas į sėkmę – aiškios procedūros


Be abejo, pati darbo iš namų idėja mūsų organizacijoje nėra kažkas naujo. Daugelis „Danske Bank“ darbuotojų prireikus turi galimybes dirbti nuotoliniu būdu. Vis tik karantinas darbuotis iš namų privertė ne pavienius darbuotojus, tačiau beveik visą organizaciją vienu metu. Lengviau buvo tiems kolegoms, kurie iki šiol dirbo su nešiojamais kompiuteriais ir turėjo galimybes prisijungti prie darbo aplinkos iš namų. Kitiems gi teko į namus gabentis stacionarius kompiuterius ir patiems juos susikonfigūruoti nuotoliniam darbui. Tokių darbuotojų turime apie 6 tūkst. Mano komandos užduotis buvo padėti jiems darbo vietą namuose susikurti kuo sklandžiau.


Visų pirma, daliai tokių darbuotojų taip pat buvo parūpinti nešiojamieji kompiuteriai. Visi kiti atvykę į darbą gavo labai aiškias instrukcijas, kaip perkelti savo darbo vietą į namus, kaip tinkamai ir saugiai prisijungti prie „Danske Bank“ tinklo, kur kreiptis iškilus klausimams. Tokios instrukcijos padarė procesą sklandesniu ir leido sumažinti apkrovas mūsų techninio aptarnavimo centrui.


Klausimų ir problemų išvengti ne visuomet leidžia net ir nuosekliausi gidai ar instrukcijos. Dėl to migracijos į namus metu skambučių į techninio aptarnavimą skaičius išaugo maždaug 6 kartus. Tai suprantama – nors darbui iš namų pakanka kompiuterio ir interneto ryšio, tačiau norint saugiai prisijungti prie mūsų organizacijos tinklo, reikia įsidiegti ir susikonfigūruoti specialią programinę įrangą. Mažiau su IT sritimi susijusiems darbuotojams tai nebūtinai atrodo taip paprasta, todėl IT komandos užnugaris jiems buvo itin svarbus.


Didžiausias techninis iššūkis – tinklo apkrova

 

 Iki tol neįsivaizduojamą darbo iš namų mastą liudija paprasčiausia statistika. Nuotoliniu būdu prie vidinio „Danske Bank“ tinko įprastai vienu metu vidutiniškai būna prisijungę apie tūkstantis darbuotojų. Šiandien, dirbant karantino sąlygomis, šis skaičius vienu metu siekia 17-20 tūkst. Išaugo ir organizuojamų skambučių, naudojant „Skype“ programą, kiekis, dabar per dieną jų apie 50 tūkst. Lyginant su įprastu ritmu, šis skaičius šoktelėjo net 4 kartus.


Dirbant nuotoliniu būdu, gerokai didesnės apkrovos tenka ne tik vidiniam tinklui, bet ir visai interneto infrastruktūrai. Galime džiaugtis, kad Lietuvoje ji yra išties gerai išvystyta – turime platų šviesolaidžio tinklą, kuris suteikia didelio duomenų pralaidumo ir greito interneto galimybes. Tačiau kitose šalyse situacija nebūtinai yra tokia gera.


Ne veltui tokios kompanijos kaip „Netflix“ ar „Facebook“ jau paskelbė krizės metu laikinai mažinančios vaizdinio turinio raišką Europoje tam, kad būtų mažiau apkrauti interneto tinklai. Pirmąją karantino savaitę, siekdami užtikrinti sklandžią komunikaciją nuotoliniu būdu ir mažindami tinklų perkrovimo riziką, savo darbuotojų taip pat laikinai prašėme nesinaudoti vaizdo skambučiais. Tačiau ši rizika kol kas nepasitvirtino – virtualių susitikimų ir konferencijų metu kolegos jau sėkmingai gali transliuoti vaizdą iš savo namų.


Siekis – išlaikyti komandinę dvasią net ir per atstumą


Nežinia, kiek dar karantinas tęsis ir kiek ilgai darbuotojams teks dirbti iš namų, tačiau jau dabar žmonės pasiilgsta socialinės darbo dimensijos, gyvo bendravimo su kolegomis, kavos pertraukėlių ar pietavimo drauge. Kaip bebūtų, socializacija yra vienas iš pagrindinių žmogaus poreikių. Dėl to vienas iš iššūkių, kuris šiuo laikotarpiu kyla vadovams – tai komandinės dvasios, susitelkimo ir darbuotojų motyvacijos užtikrinimas net ir nuotolinio darbo sąlygomis. Tam labai svarbu palaikyti nuolatinį komandos bendravimą, reguliariai organizuoti susitikimus ir apsitarimus nuotoliniu būdu. Neabejoju, kad mūsų darbuotojai tam išnaudoja visus įmanomus įrankius.


Darbo iš namų laikotarpis daugeliui gali būti nelengvas, tačiau jis yra laikinas. Kartu jis gali suteikti naudingos patirties, padėti atrasti naujus bendravimo ir bendradarbiavimo būdus, kurie gali praversti ir grįžus į įprastas darbo vietas biure.


Galiausiai – keletas dalykų, kurių svarbu nepamiršti ruošiantis virtualiam susitikimui:
1. Nusimatykite aiškų susitikimo tikslą ir pasidalinkite juo su visais dalyviais.
2. Nusimatykite susitikimo darbotvarkę.
3. Pasiruoškite susitikimui ramią, tvarkingą ir patogią vietą namuose.
4. Iš anksto patikrinkite, ar netrūkinėja interneto ryšys, ar gerai veikia kamera, mikrofonas.
5. Įsitikinkite, kad nešiojamas kompiuteris įjungtas į tinklą arba jo baterijos užteks visam susitikimui.
6. Apsirenkite dalykiškai.
7. Išjunkite pranešimų telefone ir kompiuteryje garsą.
8. Užtikrinkite, kad patalpoje būtų užtektinai šviesos.
9. Įjunkite kompiuterio kamerą.
10. Nustatykite kamerą taip, kad ji būtų akių lygyje.
11. Nevėluokite į virtualų susitikimą.