Net ir kasdieniuose darbuose svarbu ieškoti netradicinių sprendimų

Lizingo administravimo skyriaus vyresnioji komandos vadovė Simona Čegienė.

Kasdien dirbdami su verslo ir privačių klientų lizingo paslaugomis bei aptarnaudami Švedijos, Šiaurės Airijos ir Norvegijos klientus susiduriame su daugybe mažesnių ar didesnių iššūkių. Paradoksalu, tačiau viename iš daugiausiai bendravimo reikalaujančių skyrių esminiu iššūkiu, o kartu ir raktu į sėkmę, vis dar išlieka tarpusavio komunikacija. Kodėl? Tuojau jums atskleisiu.

Darbuotojo diena ir kultūriniai skirtumai

Leasing SE.NI.NO skyrius dirba su verslo ir privačių klientų lizingo produktu. Rengiame lizingo sutartis, rūpinamės išankstinių, pilnų ar dalinių dengimų administravimu ir visais kitais administraciniais darbais. Kiekvieną dieną mūsų komandos nariai gauna tik jiems skirtą tam tikrą užduočių kiekį, o rytinio susitikimo metu aptariame praėjusią dieną: kas sekėsi ar nesisekė bei kokios yra to priežastys. Taip pat pasikalbame apie tai, kas laukia šiandien

Nors užduotys, kurias atlieka mūsų komanda, yra panašaus pobūdžio visose trijose šalyse, tačiau kasdienė komunikacija išryškina kultūrinius skirtumus. Kolegos britai yra linkę problemas spręsti čia ir dabar, greitai bei kūrybiškai, neįtraukiant į sprendimus daug žmonių. Tuo metu kolegos iš Švedijos į iškylančius sunkumus žiūri daug plačiau bei sprendimus priima tik po ilgų diskusijų ar analizių, apžvelgę visus problemos rakursus.

Aišku, neišvengiama ir nesusipratimų. Pasitaiko netinkamai iškomunikuotų žinučių arba kolegos iš užsienio pamiršta informuoti apie pasikeitusius procesus ar rizikos reikalavimus, dėl ko vėliau atsiranda nesklandumų. Tačiau kaupiame patirtį tiek darydami savo klaidas, tiek nuolat prašome ir kolegų nuolat dalintis savąją nesėkmių patirtimi.

Vidinės komunikacijos svarba

Atliekant užduotis ir dirbant su minėtomis šalimis iššūkių yra kur kas mažiau, kuomet viskas sprendžiama lokaliai. Ypač kalbant apie vidinę komunikaciją, kai komanda yra išties „susidirbusi“. Pavyzdžiui, kai prasidėjo karantinas ir bankas savo klientams pasiūlė galimybę atidėti kredito, paskolų ir lizingų mėnesinius mokėjimus 6 mėnesiams, mūsų skyrius sulaukė papildomo 600 valandų darbo.

Laimei, visoje šioje situacijoje vidinė komunikacija buvo ypač greita ir sklandi. Komandų vadovai buvo pakviesti į susirinkimą, po kurio informavau savo kolegas apie tolimesnius veiksmus. Nors neturėjome jokio išankstinio plano, reagavome tikrai greitai, o praėjus savaitgaliui jau galėjome dirbti sklandžiai ir be trikdžių. Tarpusavio komunikacija taip pat suveikė itin greitai, kuomet mūsų komandos vidiniai resursai nebuvo pakankami ir reikėjo ieškoti bet kokios galimos pagalbos kituose skyriuose. Neabejoju, kad to nebūtume pasiekę, jei vidinei komunikacijai nebūtume skyrę kasdieninio dėmesio.

Prie mūsų komandos prisijungusiems kolegoms parengėme visą mokymo medžiagą taip, kad pirmą kartą dirbantis sistemoje žmogus galėtų pakankamai laisvai naviguoti ir atlikti funkcijas. Juokėmės ir vadinome tokią instrukciją „net ir arkliui aišku būtų“. Žinoma, visos patirties ir žinių perteikti tikrai nepavyko, tačiau tuo metu buvo svarbu atlikti patį procesą. Ieškodami sprendimų pritaikėme kelias esamas procedūras ir apjungėme jas į vieną bendrą tikslui pasiekti. Jei ne karantinas, sakyčiau, kad toks mokymo procesas yra prastas, tačiau kai darbai nelaukia, privalai suktis iš padėties

Visos sąlygos sparčiam tobulėjimui

Tokios neeilinės situacijos parodo, kad šiame skyriuje kiekvienas turi visus šansus mokytis. Mokytis dirbti greitai ir efektyviai, mokytis dirbti komandoje ir pasiskirstyti darbus. Be greičio išskirčiau ir neretai šiandien nuvertinamą kruopštumą. Tai atrodo tarsi du nesuderinami dalykai – greitis ir kruopštumas, – tačiau siekiant produktyviai dirbti su finansinėmis operacijomis, privalome nuolatos išlikti atidūs ir susikaupę.

Be kita ko, kaip viena iš didžiausių pamokų, kurias galėjome išmokti, tai komandos mobilizavimas ir darbų srauto valdymas. Buvo svarbu suderinti veiksmus nuo pirmos akimirkos, kad darbų eigoje nebereikėtų jų keisti.

"Todėl komunikacija, mąstymas išeinant iš komforto zonos, sprendimo būdų ieškojimas ne vien instrukcijose, o suprantant, kokias pasekmes padarytas veiksmas sistemoje turi klientui, lieka esminiais dalykais ne tik susidūrus su neeilinėmis situacijomis, bet ir kasdienybės darbų rutinoje."

O kas toliau?

Galvojant apie ateities perspektyvas, manau, gyvename nuolatinių pokyčių metu ir kasdien intensyviai dirbame, mokomės bei ieškome sprendimų, kaip suefektyvinti procesus. Šiandien mes siekiame automatizuoti pasikartojančias rutinines operacijas ir netgi turime porą kolegų robotų.

Tad ateityje turėtų smarkiai sumažėti rutininio proceso ir likti daugiau darbo tik su tokiomis operacijomis, kurių kolega–robotas dar nebus pajėgus išmąstyti.

"Nepaisant to, net ir turint vis daugiau robotizuotų kolegų, vidinės komunikacijos svarba išliks nepakitusi. Ypač neeilinėse situacijose."